Centrale i telefonia dla firm

Centrala telefoniczna dla firmy to dziś system informatyczny, a nie skrzynka na ścianie. Dobrze dobrana centrala VoIP łączy w jednym miejscu rozmowy z biura, z domu i z terenu, obsługuje kolejki i nagrywanie, integruje się z CRM-em i rośnie razem z organizacją.

ASSET specjalizuje się w dostawie, instalacji i obsłudze central telefonicznych oraz serwerów telekomunikacyjnych. Dobieramy rozwiązania skalowane do 10 000 użytkowników — od central analogowych i cyfrowych TDM, przez hybrydowe, po w pełni IP. Działamy od 1992 roku, a od 1999 jesteśmy operatorem telekomunikacyjnym: dostarczamy nie tylko centralę, ale też łącza i numerację, więc za całość odpowiada jeden podmiot.

Czym jest centrala VoIP i co zastępuje

Klasyczne centrale telefoniczne opierały się na liniach analogowych i ISDN. Współczesna telefonia IP przenosi rozmowy do sieci danych i korzysta z protokołu SIP — tego samego, na którym działają dziś łącza operatorskie.

W praktyce centrala telefoniczna staje się serwerem: fizycznym urządzeniem w szafie rack albo oprogramowaniem na maszynie wirtualnej. Telefony podłącza się kablem sieciowym, a nie osobną instalacją telefoniczną. Pracownik ma ten sam numer wewnętrzny na aparacie biurkowym, w aplikacji na komputerze i w telefonie komórkowym.

Co z istniejącą instalacją analogową? Nie trzeba jej wyrzucać. Obsługujemy całe spektrum — od central analogowych i cyfrowych TDM, przez hybrydowe, po w pełni IP — a bramki FXS/FXO pozwalają podłączyć do centrali VoIP dotychczasowe aparaty analogowe, faks czy dialer alarmowy w windzie. Rynek stopniowo przechodzi na IP i warto to uwzględnić w planach na kilka lat, ale tempo i zakres zmiany są Waszą decyzją. My obsłużymy każdy z tych wariantów, łącznie z ich współistnieniem.

Jak dobrać centralę do wielkości firmy

Najczęstsze pytanie brzmi „jaka centralka telefoniczna dla małej firmy” albo „ile to obsłuży”. Dobiera się to zawsze na dwóch liczbach: ilu użytkowników i ile jednoczesnych rozmów. Ta druga jest ważniejsza i częściej niedoszacowana — sto osób w firmie nie oznacza stu równoległych połączeń.

Małe biuro i mikrofirma. Kilka do kilkunastu stanowisk, jedna lokalizacja. Wystarczy podstawowa centrala IP PBX albo rozwiązanie programowe. Zwykle bez nagrywania i kolejek — liczy się niski koszt wejścia i to, żeby po prostu działało.

Firma średnia, kilkadziesiąt stanowisk. Pojawia się recepcja, IVR, grupy dzwoniące, często nagrywanie rozmów. Sprawdzają się centrale sprzętowe ze średniej półki albo centrala programowa z licencją na odpowiednią liczbę jednoczesnych połączeń.

Organizacja duża i wielooddziałowa. Kilkaset i więcej stanowisk, wiele lokalizacji, wymagania co do ciągłości działania. Tu wchodzą systemy serwerowe z redundancją i zasilaniem awaryjnym. Dla skali: serwer centralny Slican NCP-CM600P.1BC skaluje się do 10 000 użytkowników i 500 jednoczesnych rozmów głosowych, z nagrywaniem na 300 kanałach.

Jeśli nie wiecie, w które widełki wpada firma — wystarczy nam liczba pracowników, liczba lokalizacji i informacja, czy dzwonicie do klientów, czy klienci dzwonią do Was. Resztę policzymy.

Centrala w chmurze czy na miejscu

Obie drogi są sensowne. Różnią się przede wszystkim tym, gdzie leży odpowiedzialność i jak rozkłada się koszt w czasie.

Centrala na miejscu (on-premise) to urządzenie lub serwer w Waszej serwerowni. Wyższy koszt na starcie, ale przewidywalny koszt utrzymania i pełna kontrola nad systemem oraz nagraniami. Działa też wtedy, gdy padnie internet — rozmowy wewnętrzne idą dalej. Rozwiązanie dla firm z własnym IT, wymaganiami compliance albo dużym ruchem wewnętrznym.

Centrala w chmurze (wirtualna) nie wymaga sprzętu. Płacicie abonament, aktualizacje i utrzymanie są po stronie dostawcy, a system jest dostępny z każdego miejsca. Niższy próg wejścia i łatwe skalowanie w obie strony. Koszt rośnie jednak liniowo z czasem, a bez łącza nie zadziała nic — dlatego przy centrali chmurowej warto zadbać o łącze zapasowe.

Model pośredni. Centralę programową można postawić na własnym serwerze albo we własnej infrastrukturze chmurowej (AWS, Azure, Google Cloud). Elastyczność chmury przy zachowaniu kontroli nad danymi — dla wielu firm najrozsądniejszy kompromis.

W skrócie: sprawne łącze i niechęć do utrzymywania sprzętu — chmura. Własne IT, dużo ruchu wewnętrznego albo twarde wymagania wobec nagrań — centrala u siebie.

Funkcje, o które pytają najczęściej

Nagrywanie rozmów. Standard w obsłudze klienta i w windykacji, coraz częściej wymóg compliance. Nagrania trzymamy lokalnie albo w chmurze — przy danych osobowych to nie jest obojętne, więc temat ustawiamy razem z Waszym IOD-em.

Kolejki połączeń i call center. Rozmowy trafiają do wolnego konsultanta, a nie do zajętego numeru. Do tego statystyki: ile połączeń odebrano, ile porzucono, jaki był czas oczekiwania. Bez tych danych nie da się sensownie zarządzać zespołem obsługi.

IVR i zapowiedzi telefoniczne. Menu głosowe, zapowiedź powitalna, komunikat poza godzinami pracy, informacja o dniach wolnych. Nagrania lektorskie i konfigurację robimy w ramach wdrożenia.

Poczta głosowa i faks na e-mail. Wiadomość głosowa i faks trafiają do skrzynki mailowej — nikt nie musi podchodzić do urządzenia.

Integracja ze środowiskiem IT. Kartoteka klienta na ekranie przy dzwoniącym numerze, dzwonienie kliknięciem z poziomu CRM-a, historia kontaktów przy rekordzie. Integrujemy centralę z CRM, bazami danych i aplikacjami CTI, a przy centrali programowej także z Microsoft 365, Google Workspace i Microsoft Teams.

SIP trunk i przejście ze starej centrali

SIP trunk to cyfrowy odpowiednik wiązki linii telefonicznych — zamiast fizycznych łączy dostajecie kanały głosowe po internecie lub łączu dedykowanym. Liczbę kanałów zmienia się konfiguracją, a nie wizytą technika. Jako operator dostarczamy SIP trunk razem z centralą, więc nie ma przerzucania się odpowiedzialnością między dostawcą łącza a integratorem.

Numery zostają. Przeniesienie numeracji do innego operatora jest uprawnieniem ustawowym — zachowujecie publiczne numery geograficzne i niegeograficzne, w tym numery infolinii. Dotychczasową numerację wewnętrzną możemy odtworzyć w nowej centrali.

Migracja bywa etapowa. Nie trzeba przełączać całej firmy w jeden weekend. Typowo uruchamiamy centralę równolegle, przenosimy dział po dziale, a dotychczasowa instalacja pracuje przez okres przejściowy podpięta bramkami. Stare łącza wygaszamy dopiero wtedy, gdy wszystko działa.

Slican, Grandstream czy 3CX — którą centralę wybrać

Slican — polski producent z rozbudowanym wsparciem serwisowym i dokumentacją po polsku. System NCP jest sieciocentryczny: obsługuje telefonię IP (SIP), terminale systemowe CTS oraz translacje ISDN, z szyfrowaniem TLS/SRTP i redundancją. Wariant NCP-CM600P.1BC ma zasilanie awaryjne. Wybór dla organizacji, które potrzebują skali i przewidywalnego serwisu. Komplet dokumentacji i oprogramowania znajdziecie w naszym dziale Do pobrania.

Grandstream UCM — rodzina central IP PBX na Asteriscu 16, od małego biura po dużą organizację. Występuje w dwóch równoległych seriach: modele z wideokonferencjami (UCM6301 do UCM6308) oraz tańsze warianty audio, oznaczone literą „A” w symbolu (UCM6300A do UCM6308A), o niższych pojemnościach — cała seria audio sięga 1500 użytkowników i 200 jednoczesnych rozmów. Najmniejszy UCM6300A obsługuje 250 użytkowników i 50 jednoczesnych rozmów, największy UCM6308 — 3000 użytkowników, 450 rozmów i wideokonferencje 1080p do 80 uczestników. System obsługuje do 200 kont trunków SIP, a liczba portów analogowych FXO/FXS zależy od modelu i sięga 8/8 — przy czym najmniejsze warianty audio nie mają ich wcale. Do tego aplikacja Grandstream Wave i usługa RemoteConnect do pracy zdalnej. Dobry stosunek możliwości do ceny.

3CX — centrala programowa, bez dedykowanego sprzętu. Uruchamia się w chmurze, na własnym serwerze Windows lub Linux albo w self-hostingu. Softphone na Windows, iOS i Androida, klient webowy, wideokonferencje, live chat na stronie WWW, WhatsApp i SMS biznesowe, kolejki, IVR i call center z analityką. Integruje się z CRM, Microsoft 365, Google Workspace i Teams przez Direct Routing. Ważny szczegół rozliczeniowy: licencja liczona jest według jednoczesnych połączeń, nie liczby użytkowników — przy dużym zespole z małym ruchem telefonicznym potrafi to mocno zmienić rachunek.

Nie jesteśmy związani z jednym producentem — dobór zaczynamy od Waszych wymagań.

Ile kosztuje centrala telefoniczna

Uczciwa odpowiedź brzmi: zależy od skali. Można natomiast pokazać, z czego składa się rachunek.

Sprzęt lub licencja centrali. Przy centrali fizycznej to jednorazowy koszt urządzenia. Przy programowej — licencja, zwykle roczna, zależna od liczby jednoczesnych połączeń albo użytkowników.

Telefony. Największa pozycja przy większych wdrożeniach, bo mnoży się przez liczbę stanowisk. Da się ją mocno obniżyć, dając część zespołu aplikację softphone zamiast aparatu biurkowego.

Wdrożenie. Konfiguracja centrali, uruchomienie trunków, wprowadzenie numeracji i grup, nagranie zapowiedzi, szkolenie zespołu. Jednorazowo.

Abonament. Łącze i kanały głosowe plus opieka serwisowa. Jedyna pozycja, która wraca co miesiąc.

Dla firm, które nie chcą wydatku inwestycyjnego, mamy dzierżawę — centrala i telefony w miesięcznej opłacie, bez zakupu.

Nie publikujemy cennika, bo każda wycena zależy od liczby stanowisk, funkcji i stanu istniejącej instalacji. Za to wycenę robimy konkretną, z rozbiciem na te cztery pozycje.

Wdrożenie i serwis

Zaczynamy od rozmowy i rozpoznania: ile stanowisk, ile lokalizacji, jaki ruch, co już macie. Na tej podstawie proponujemy konfigurację i wycenę. Po akceptacji nasi serwisanci montują centralę, uruchamiają łącza i numerację, konfigurują grupy, kolejki i zapowiedzi oraz szkolą zespół.

Rozwiązanie można przetestować przed zakupem — warto sprawdzić system na własnym ruchu, zanim zapadnie decyzja.

Po wdrożeniu zostaje opieka serwisowa: zdalna diagnostyka, aktualizacje i zmiany w konfiguracji.

Wrocław i cała Polska

Siedziba jest we Wrocławiu, a projekty realizujemy dla firm z całej Polski. Na Dolnym Śląsku pracujemy na miejscu na co dzień, poza regionem dojeżdżamy na wdrożenia i serwis, a bieżące wsparcie prowadzimy zdalnie. Konfiguracja centrali i telefonów w większości przypadków nie wymaga obecności technika, co skraca wdrożenie niezależnie od odległości.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje centrala telefoniczna dla firmy?

Koszt składa się ze sprzętu lub licencji, telefonów, jednorazowego wdrożenia i miesięcznego abonamentu za łącza i serwis. Największy wpływ ma liczba stanowisk i to, czy potrzebne są aparaty biurkowe, czy wystarczą aplikacje. Wycenę przygotowujemy z rozbiciem na te pozycje.

Centrala w chmurze czy na miejscu?

W chmurze — gdy nie chcecie utrzymywać sprzętu i macie pewne łącze. Na miejscu — gdy macie własne IT, dużo połączeń wewnętrznych albo wymagania wobec przechowywania nagrań. Możliwy jest też wariant pośredni: centrala programowa na własnym serwerze.

Czy przy przejściu na VoIP zachowam dotychczasowe numery?

Tak. Przeniesienie numeracji do innego operatora jest uprawnieniem ustawowym — zachowujecie publiczne numery geograficzne i niegeograficzne, w tym numery infolinii. Dotychczasową numerację wewnętrzną możemy odtworzyć w nowej centrali.

Czy centrala VoIP zadziała z moimi obecnymi telefonami analogowymi?

Tak, przez bramki FXS/FXO. Podłączycie w ten sposób aparaty analogowe, faks czy dialer alarmowy. Obsługujemy też centrale analogowe, cyfrowe TDM i hybrydowe, więc przejście może być stopniowe.

Ilu użytkowników obsłuży centrala?

Dobieramy rozwiązania do 10 000 użytkowników — w systemie serwerowym Slican NCP to do 10 000 użytkowników i 500 jednoczesnych rozmów. Kluczowa jest liczba jednoczesnych rozmów, nie liczba pracowników.

Czy da się przetestować centralę przed zakupem?

Tak. Rozwiązanie można sprawdzić na własnym ruchu, zanim zapadnie decyzja o zakupie.